Klassifizierungsstufen Traffic Light Protocol (TLP 2.0)
HoMe-Web-App: Audiotranskription
Beschreibung:
Die Hochschule bietet eine eigene Web-App zur Umwandlung von gesprochener Sprache in schriftlichen Text. Die gesamte Datenverarbeitung findet auf den Servern der HoMe statt.
Zugang und Nutzung:
Anmeldung mit dem Loginportal der HoMe
Link zur Web-App: speech2text.hs-merseburg.de
Dokumentation: hs-merseburg.de/sl2/speech2text/
Klassifikation:
Nutzungsmatrix | HoMe-Web-App: Audiotranskription mit Beispielen
| Daten-Kategorie | TLP-Klassifikation | Erlaubt? | Voraussetzungen | Beispiele |
| Öffentliche Infos (Skripte, PR) | CLEAR | JA | Keine Einschränkungen. | Veröffentlichte Prüfungs- und Studienordnungen Modulhandbücher und Vorlesungsverzeichnisse Pressemitteilungen und Öffentlichkeitsarbeit |
| Interne Infos (Protokolle ohne Namen) | GREEN | JA | Dienstliches Interesse. | Entwürfe für Gremienpapiere und Strategiepapiere Allgemeine Konzeptpapiere und Arbeitshilfen Lehrveranstaltungsunterlagen, die nicht öffentlich zugänglich sind |
| Personenbezogen (Interviews Art. 6) | AMBER | JA | Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung) vorhanden. | E-Mail-Korrespondenz mit Personenbezug Bewerbungsunterlagen (Beschäftigte und Studierende) Evaluationsergebnisse mit Dozentennamen |
| Sensible Daten (Gesundheit Art. 9) | AMBER+STRICT | BEDINGT | Nur mit spezifischer DSFA und Freigabe durch Forschungs-/Projektleitung. | Gesundheitsdaten aus Forschungsprojekten (z. B. Patienteninterviews) Forschungsdaten mit Angaben zu religiöser oder politischer Überzeugung Forschungsdaten mit biometrischen Daten |
| Hochvertraulich (Patente, Personalakten) | RED | BEDINGT | Freigabe durch zuständige Leitung | Patentanmeldungen vor Veröffentlichung Personalakten und Disziplinarverfahren Forschungsdaten unter NDA |
Hinweise zur Anwendung
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO ist zulässig, sofern eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt – im Forschungskontext insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. j i.V.m. § 27 BDSG (Verarbeitung zu wissenschaftlichen Forschungszwecken), bei Einwilligung der Betroffenen Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Darüber hinaus ist die Verarbeitung von Daten der Kategorien TLP:RED sowie besonderer Kategorien personenbezogener Daten nur nach vorheriger Freigabe durch die zuständige Forschungs- bzw. Projektleitung und unter Einhaltung spezifischer Schutzmaßnahmen (z. B. Datenschutz-Folgenabschätzung) gestattet.
- Interviews & Umfragen: Die Transkription von Gesprächen für Studienzwecke ist gestattet.
- Personenbezogene Daten: Zulässig, sofern die Gesprächspartner vorab eingewilligt haben, dass das Gespräch aufgezeichnet und durch dieses KI-System verarbeitet wird. Der Teilnehmer ist vollständig über die Verarbeitung, die KI-Technologie, die Datenverwendung, die Speicherung, die Weitergabe an Dritte (z.B. Anbieter) und mögliche Risiken zu informieren. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein (Art. 7 DSGVO). Auch ist dem Teilnehmer eine einfache Möglichkeit zur Widerrufbarkeit der Einwilligung zu geben.
- Daten sind sparsam und zweckorientiert zu erheben.
- Nach der Transkription ist die Löschung der Daten vorzusehen.
- Sensible Themen (Art. 9 DSGVO): Falls Ihre Forschung Themen wie Gesundheit, Religion oder politische Meinungen berührt, ist die Nutzung unter den oben genannten Voraussetzungen erlaubt. Die Einwilligungserklärung muss in diesem Fall explizit auf die besonderen Datenkategorien sowie die KI-gestützte Verarbeitung hinweisen.
- Die Nutzung des Systems zur Transkription von Audioaufnahmen für Zwecke der Forschung sowie im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der Hochschule Merseburg ist zulässig, sofern Betroffene vor der Aufzeichnung darüber aufgeklärt werden, welche Daten erhoben und wie und wo die Daten verarbeitet werden. Zusätzlich sind die Daten sparsam und zweckgebunden zu erheben. Die Betroffenen sind vor der Aufzeichnung ausführlich über ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragung, Widerspruch, Beschwerde) aufzuklären.
- Personenbezogene Daten (Art. 6 DSGVO): Die Verarbeitung ist zulässig, sofern sie zur Erfüllung Ihrer dienstlichen Aufgaben oder Forschungszwecke erforderlich ist.
- Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Die Transkription besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten in der Forschung) ist unter den oben genannten Voraussetzungen (Hinweise zur Anwendung für Studierende) zulässig.
- Voraussetzung: Für jedes Forschungsprojekt muss eine entsprechende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vorliegen, dass die KI-gestützte Verarbeitung einschließt.
GWDG Chat AI
Beschreibung:
Chat AI ist ein Chatbot-Dienst der Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG). Dieser Dienst ermöglicht es Nutzer:innen, mit einer generativen KI zu interagieren und stellt verschiedene KI-Modelle bereit.
Zugang und Nutzung:
Anmeldung mit SSO (Zugangsdaten Loginportal der HoMe)
Link zur App: academiccloud.de/de/services/chatai (Föderierte Anmeldung)
Dokumentation HoMe: hs-merseburg.de/sl2/chat-ai/
Dokumentation GWDG: uni-goettingen.de/de/686446.html
Klassifikation:
Nutzungsmatrix | GWDG Chat AI mit Beispielen
| Daten-Kategorie | TLP-Klassifikation | Erlaubt? | Voraussetzungen | Beispiele |
| Öffentliche Infos (Skripte, PR) | CLEAR | JA | Keine Einschränkungen. | Veröffentlichte Prüfungs- und Studienordnungen Modulhandbücher und Vorlesungsverzeichnisse Pressemitteilungen und Öffentlichkeitsarbeit |
| Interne Infos (Protokolle ohne Namen) | GREEN | JA | Dienstliches Interesse. | Entwürfe für Gremienpapiere und Strategiepapiere Allgemeine Konzeptpapiere und Arbeitshilfen Lehrveranstaltungsunterlagen, die nicht öffentlich zugänglich sind |
| Personenbezogen (Interviews Art. 6) | AMBER | JA | Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung) vorhanden. | E-Mail-Korrespondenz mit Personenbezug Bewerbungsunterlagen (Beschäftigte und Studierende) Evaluationsergebnisse mit Dozentennamen |
| Sensible Daten (Gesundheit Art. 9) | AMBER+STRICT | BEDINGT | Nur mit spezifischer DSFA und Freigabe durch Forschungs-/Projektleitung. | Gesundheitsdaten aus Forschungsprojekten (z. B. Patienteninterviews) Forschungsdaten mit Angaben zu religiöser oder politischer Überzeugung Forschungsdaten mit biometrischen Daten |
| Hochvertraulich (Patente, Personalakten) | RED | BEDINGT | Freigabe durch zuständige Leitung | Patentanmeldungen vor Veröffentlichung Personalakten und Disziplinarverfahren Forschungsdaten unter NDA |
Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, sofern hierfür eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegt.
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO ist in diesem Dienst nicht gestattet.
Microsoft 365 Copilot Chat
Beschreibung:
Der M365 Copilot ist ein Chatbot-Dienst von Microsoft.
Zugang und Nutzung:
Login mit Microsoft-Account (HoMe-E-Mail-Adresse)
Link zur App: m365.cloud.microsoft/
Support: support.microsoft.com/
Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen der EU Data Boundary von Microsoft.
learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy
learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/enterprise-data-protection
Klassifikation:
Nutzungsmatrix | Microsoft 365 Copilot Chat mit Beispielen
| Daten-Kategorie | TLP-Stufe | Erlaubt? | Grund / Bedingung |
| Öffentliche Infos | CLEAR | JA | Recherche, Entwürfe für PR, etc. |
| Interne Infos | GREEN | JA | Sitzungsvorbereitung, allgemeine Konzepte. |
| Personenbezogen (Art. 6) | AMBER | EINGESCHRÄNKT | Zulässig für Dienstzwecke (z. B. E-Mails kürzen), aber keine Massendaten (keine ganzen Notenlisten hochladen) |
| Sensible Daten (Art. 9) | AMBER+STRICT | NEIN | Strikt untersagt. Das Risiko bei Cloud-Verarbeitung ist hier zu hoch. |
| Hochvertraulich | RED | NEIN | Strikt untersagt. Keine Patente, keine Personalakten. |
Datenschutz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, sofern hierfür eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegt. Zudem erfolgt die strikte Umsetzung der Nutzungsvorgaben – siehe TLP:AMBER.
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO ist in diesem Dienst nicht gestattet.
