Projektmitarbeiterin (w/m/d) für Bürosachbearbeitung und Kontaktmanagement; Ref.Nr.: 046/2026 - hochschulinterne Ausschreibung

Die Ausschreibung richtet sich ausschließlich an die Beschäftigten der Hochschule Merseburg.

An der Hochschule Merseburg ist im Bereich Weiterbildung/HoMe Akademie im Rahmen des Projektes „Zukunftszentrum digitale Arbeit Sachsen-Anhalt“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle befristet bis zum 31.12.2028 zu besetzen:

Projektmitarbeiterin (w/m/d) für Bürosachbearbeitung und Kontaktmanagement
(Teilzeit 37,5% bzw. 15 Std./Woche)

Die Hochschule Merseburg ist seit über 30 Jahren das Zentrum für angewandte Wissenschaften im Süden Sachsen-Anhalts. Mit rund 3.000 Studierenden und über 350 Mitarbeiter*innen ist die Hochschule eine feste Größe in der Region und vielfach vernetzt mit Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft. Sie basiert auf den drei fachlichen Säulen - Ingenieur- und Naturwissenschaften, Wirtschaftswissenschaften und Informationswissenschaften sowie Soziale Arbeit.Medien.Kultur, die interdisziplinär zusammenarbeiten.

Zum Projekt: Die Hochschule Merseburg setzt gemeinsam mit dem Forschungsinstitut für Betriebliche Bildung GmbH, der Arbeit und Leben Sachsen-Anhalt gGmbH, der Fortbildungsakademie der Wirtschaft und der Handwerkskammer Halle (Saale) das „Zukunftszentrum Digitale Arbeit Sachsen-Anhalt“ um. Ziel ist es, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Beschäftigte in Sachsen-Anhalt bei der Bewältigung des digitalen und demografischen Wandels zu unterstützen. Das "Zukunftszentrum Digitale Arbeit Sachsen-Anhalt" wird im Rahmen der Förderrichtlinie aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) sowie durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und das Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Gleichstellung des Landes Sachsen-Anhalt finanziert und gefördert.

Aufgabenschwerpunkt der ausgeschriebenen Stelle ist die administrative Unterstützung des Qualitätsmanagements der innovativen Qualifizierungskonzepte (Workshops), insbesondere Dokumenten- & Unterlagenmanagement sowie die Unterstützung der Sachbearbeitung.

Aufgaben:

• Dienstreiseorganisation und -abrechnung: Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung 
• Beschaffungswesen: Eigenständige Erstellung und Abwicklung von Beschaffungsanträgen im Rahmen der Projektrichtlinien
• Qualitätsmanagement der innovativen Qualifizierungskonzepte: Sorgfältige Dokumentvorbereitung und -nachbereitung für die interne Qualitätssicherung und Weiterbildungszertifizierungen/iQK
• Kundenkommunikation und Nachverfolgung: Aktive Betreuung von Kundenkontakten, Bearbeitung von Anfragen und Nachverfolgung von Kontakten
• Zentrales Kontaktmanagement und Stammdatenpflege: Systematische Erfassung, Pflege und Aktualisierung der Projekt- und Kundenstammdaten 
• Unterstützung der Sachbearbeitung: Zuarbeit und Assistenz bei Projektdokumentationen, im Berichtswesen, bei der Abwicklung des laufenden Schriftverkehrs und organisatorischen Abläufen
• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen: Zuarbeit und organisatorische Hilfestellung im Rahmen konkreter Aufgaben und Arbeitspakete
• Prozess- und Vertragsorganisation: Operative Ablauf- und Durchführungsorganisation inkl. der Vorbereitung von Vertragsgestaltungen
• Schriftverkehr und Nachweisführung: Zuverlässige Erstellung, Verwaltung und Archivierung aller nachweispflichtigen Projektunterlagen

Voraussetzungen:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsverfahrensbezogene Berufsausbildung
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung, des Kontakt- oder Kundenmanagements sowie in der Administration (vorzugsweise im Hochschulkontext oder in öffentlich geförderten Projekten)
• Erfahrungen in der Akquisition von und in Zusammenarbeit mit Unternehmen, insbesondere KMU und in der Netzwerkarbeit
• sichere Kenntnisse in der Büro- und Ablauforganisation sowie im Beschaffungswesen
• Erfahrung im Umgang mit Reisekostenabrechnungen und vertraglichen Vorbereitungen (auch in Drittmittelprojekten) 
• fundierte Anwenderkenntnisse im Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, Outlook) und modernen Datenbank- bzw. CRM-Systemen
• Erfahrungen in der Wissenschafts-, Hochschul- oder Projektkommunikation
• verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, sehr gute redaktionelle und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Teamfähigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise im Projektkontext
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen und Netzwerkpartnern
• Kommunikationsstärke, Kreativität und ein sicheres Auftreten
• Führerschein Klasse B erforderlich
• Bereitschaft zu Dienstreisen 

Unser Angebot

• gute Work-Life-Balance, Familienfreundlichkeit (z. B. Kindertagesstätte auf dem Hochschulcampus) und ein hohes Maß an Flexibilität durch attraktive Gleitzeitregelungen, die Möglichkeit zur mobilen Arbeit/Telearbeit und ganztägigem Arbeitszeitausgleich
• krisensicherer und attraktiver Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit den üblichen Konditionen (z. B. 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung im November jeden Jahres), einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL) sowie einer stetigen Entgeltstufenanpassung nach entsprechender Zugehörigkeit

Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bis zur Entgeltgruppe 9a bei Erfüllung der entsprechenden persönlichen Voraussetzungen. Weitere Hinweise zur Entgelttransparenz finden Sie bitte unter dem folgenden Link. Arbeitsort ist Merseburg.

Die Hochschule Merseburg strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen im Wissenschaftsbereich an und fordert Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Qualifikation und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.

Für Fragen wenden Sie sich bitte an Lena Lache (Leitung HoMe Akademie): lena.lachenoSpam@hs-merseburg.de oder Carolin Hillner (Teilprojektleitung): carolin.hillnernoSpam@hs-merseburg.de.

Bewerbungskosten werden von der Hochschule Merseburg nicht erstattet. Eine elektronische Bewerbung ist möglich.

Ihre Bewerbung – unter Beifügung aussagekräftiger Unterlagen – senden Sie bitte unter Angabe der Referenz-Nr. 046/2026 bis zum 25.11.2026 in digitaler Form an lena.lache@hs-merseburg.de oder postalisch an: 

Hochschule Merseburg
Weiterbildung / HoMe Akademie
Lena Lache
Eberhard-Leibnitz-Str. 2, 06217 Merseburg